RubyKaigi 2025 follow up 運営記録
初稿：2026-01-02
はじめに
2025 年 8 月 30 日 (土) に開催した RubyKaigi 2025 follow up (以下、本イベント) の運営記録です。
本イベントは「RubyKaigi で『今後はこうしていこうと思っています』と言っていた人にその『今後』を伺う」というテーマで、2023 年、2024 年と続けて実施し、今年で 3 回目の開催となりました。
RubyKaigi 2024 follow up イベント開催報告
地域 Ruby 会議のように大それたイベントではありませんが、この運営記録が今後 Ruby コミュニティ向けのイベントを開催したいと考えている方の一助になることを願っています。
運営体勢
無理せず省力で運営できるように、最小人数で行いました。
- 丸山：募集系の記事作成、備品・飲食物購入、司会
- 笹田さん：会計処理、Ruby アソシエーションとの調整、受付、本屋
- 小芝さん：スポンサー対応、企画調整
スポンサーからの集金は、Ruby アソシエーションに取り持っていただきました。
また、本イベントは配信と懇親会を同会場内で実施したいという運営の意向から、会場を提供いただいたアンドパッドの技術広報 広瀬さんにも準備段階からご尽力いただきました。
当日にも会場設営、配信、入場管理の面でアンドパッドの社員の方々数名にご協力いただきました。
基本的にすべてのやり取りを ruby-jp Slack の #rubykaigi_followup_ 運営 チャンネルで行っていました。同期的な打ち合わせはオンラインで 2 回ほど行いました。
時系列
細かくログを取っておらず手元に残っているものだけを記載します。もっときちんと残しておくべきだったなと反省しています。
- 4 月 17 日 RubyKaigi2 日目に「今年も follow up やっていきましょうか」と雑談をする
- 5 月 1 日 会場候補募集開始
- 5 月 8 日 会場候補申出締め切り
- 5 月 14 日 広瀬さんと会場について打ち合わせ
- 5 月 19 日 発表者及びスポンサー募集開始
- 6 月 30 日 発表者及びスポンサー申し込み締め切り
- 7 月 26 日 発表タイムテーブル公開
- 8 月 19 日 当日の動き方について運営打ち合わせ
- 8 月 30 日 本番
スポンサー視点では、社内検討期間として 1 ヶ月以上、ブースや企画を準備するのに 2 ヶ月の猶予は必要ではないかということ。発表者視点では、自身の登壇スケジュールが確定しないと心理的な負担がかかるため、今回のようなスケジュール感となりました。
そこまで大規模なイベントではないこともあり、運営的にもこのスケジュール感で大きな問題は発生しませんでした。
スポンサー
下記のスポンサーのみなさまから、協賛金提供または企画持ち出しといった形でご協賛いただきました。誠にありがとうございました。
LT とブース設置もオプションとして用意しており、こちらは追加料金無しでスポンサーならどなたでも利用可能としました。今くらいの規模感なら全スポンサーに LT してもらってもちょうどいい感じ具合です。
- 会場/配信/コーヒースポンサー：株式会社アンドパッド
- 日本酒スポンサー：株式会社タイミー
- スマート米スポンサー：株式会社オプティム
- 受付スポンサー：@. bookstore
- 金三萬圓の協賛金：フィヨルドブートキャンプ、株式会社 iCARE、株式会社 TwoGate、株式会社ラグザイア、株式会社 SmartHR
前回までスポンサー企業の担当者さんとはメールを中心にやりとりを行っていました。今回は#rubykaigi_followup 運営チャンネルに入ってもらい、そこで諸々の確認を行う形を試してみました。
運営目線では、気軽にご相談ができやりとりもしやすかったので大変助かりました。
協賛方法
RubyKaigi 2024 follow up 運営時との差分としては、協賛金だけでなく「企画実施」という形での協賛方法をオフィシャルに追加しました。
協賛金
3 万円を下限として、上限は設定しない方式を設定していました。結果的にはどの企業様もミニマムな 3 万円でご協力くださった形だったので、来年は 3 万円プラン 1 本にするのがシンプルでいいかもしれません。
発表者の交通費と懇親会費用を賄うには十分な額が集まりました。詳細は収支の項目で説明します。
企画実施
協賛金相当の何かしらの企画を持ち込んでいただいて、運営にご協力いただくスポンサーです。
前回 ( 2024 )、アンドパッドさんがコーヒー・ドーナツの差し入れをする形でのスポンサーをしたいと申し出てくださったおかげで、運営側の準備が減って大変助かりました。最近の RubyKaigi では「コーヒーといえばアンドパッドさんのブース」みたいなイメージが自分の中にもありまして。このような企画を通して「xx といえば yy」みたいな Rubyist への第一想起獲得をサポートできたらいいなという想いがありました。
例年のコーヒー提供のアンドパッドさんに加え、日本酒スポンサーのタイミーさん、スマート米スポンサーのオプティムさんが手を挙げてくださいました。運営だけで懇親会をここまでやろうとすると人手が足りなかったので、この試みは次回も継続していきたいと考えています。
企画内容や調整は基本的に ruby-jp Slack の #rubykaigi_followup_ 運営 チャンネルと情報まとめ Google Docs で完結しました。加えて会場調整については Slack と Google Docs に加えて、会期前の運営打ち合わせにてアンドパッド広瀬さんを交えて指差し確認を行いました。
会場
今回は下記要項にて募集しました。ありがたいことに複数社から申し込みがありました。最終的な決め手は運営メンバーのアクセスしやすさでした。
個人的な展望ですが、毎回違う会場で開催できたら面白いと考えており、次回開催の際にも RubyKaigi にスポンサーする企業にお願いさせていただくことになりそうです。
- 必須項目
- Ruby を採用している
- 最低 70 名を収容できる
- 発表を聞きながら飲食できる
- 簡易的な企業ブースを設置できる
- 1 企業あたりの横幅 60〜100cm ほど
- 最低でも 5 個設置したい
- テーブルの形状、配置は問いません
- 休日であっても入館できる
- 完全撤収目標の 21 時 30 分まで会場を開けられる
- 歓迎項目
- 発表を配信できる機材がある
- 配信のオペレーションをしてくださる方がいる
- 設営・撤収・受付を協力していただける
- 駅から近い
運営時のふりかえりとして、質疑応答用にマイクを複数本利用できたり、懇親会でフードやドリンクを準備するのに冷蔵庫が使えたりすると助かるなと思った場面があったので、次回は歓迎項目にそれらも加える予定です。
収支
収入
| 項目 | 税込金額 (円) |
|---|---|
| スポンサー協賛費 ( 3 万円 * 5 社) | 150,000 |
| 当日参加費 | 54,000 |
スポンサー企業からの協賛金が大半になっております。誠にありがとうございました。
支出
| 項目 | 税込金額 (円) |
|---|---|
| 発表者交通費 | 11,100 |
| 決済手数料 | 880 |
| ご飯、日本酒のお供系 (当日仕入れ) | 10,622 |
| 和食オードブル | 90,000 |
| 飲み物代 | 32,460 |
| 名札 1 パック (50 枚) * 2 | 7,476 |
| 名札用の紙 * 1 | 1,318 |
| ペーパープレート 50 枚入 * 2 | 1,054 |
| 割り箸 100 個 * 1 | 340 |
宿泊費・交通費を希望される発表者の数が少なかったため、大半を懇親会費用に充てさせてもらいました。懇親会の食事はシェフコレで全品折箱入り小分け・藤の三日月プラン を注文しました。
RubyKaigi 参加者の皆さんは名札を持ってきてくださる方が多く、名札用のあれこれはかなり余らせてしまったため、次回からはもっと少なくてもいいかもしれません。
合計
収入合計：204,000 円
支出合計：156,479 円
収支差額：47,521 円
当日何かあったときに買い出しに行けるように 2 万円ほど予備費を持った計画をしていました。
しかし当日は備品・飲食物共に大きな不足もなく、また一般参加者の参加率も予想より良好だったため余裕がある結果となりました。余った金額は運営・スポンサー打ち上げと Ruby アソシエーションへの寄付に利用させていただきます。
その他
飲み物の分量は毎回悩むので、内訳も記載しておきます。
日本酒スポンサーがあったのでそれ以外のアルコールは抑えたつもりだったのですが、チューハイは不人気で余ってしまいました。またみかんジュース飲み比べセットは、RubyKaigi 2025 開催地である愛媛にちなんだ内容です。
| 項目 | 税込金額 (円) |
|---|---|
| 200ml みかんジュース 10 種飲み比べセット (3 セット) | 21,780 |
| スーパードライ＆一番搾り＆晴れ風 350ml 缶× 24 本 | 5,489 |
| キリン 氷結 無糖レモン 4 ％ 350ml 缶 * 5 | 760 |
| サントリー ほろよい 350ml 缶 * 9 | 1,350 |
| サントリー 角ハイボール 350ml 缶 * 5 | 1,150 |
| 綾鷹 2L * 2 | 406 |
| なっちゃん りんご 1.5L * 2 | 670 |
| サントリー 天然水 2L * 5 | 855 |
| プラコップ 100 個セット * 2 | 1,230 |
プログラム
「RubyKaigi 以降の進捗報告を行う」というコンセプトで、18 名もの発表者にご応募いただきました。進捗報告は多くあるほど良い、進捗が生み出されるだろうということでよほどのことがなければ全ての発表申し込みを受け入れたいと思っていましたが、実現できて良かったです。
タイムテーブル
原案を丸山が作りつつ、運営メンバーや#rubykaigi_followup 運営チャンネルに参加されている登壇者の方々からフィードバックを得て作成しました。とはいえジャンルの近い方同士を同じセッションに極力まとめたくらいです。
唯一個人的な希望として、ローカルオーガナイザーの sylph01 さんと基調講演を務めた ima1zumi に締めていただきたく今回のようなタイムテーブルになりました。
時間構成
全体的には約 1 時間発表を聞いて、25 分休憩を 4 回繰り返す構成です。RubyKaigi 級の濃い話を続けて聞くのは 1 時間が限界という個人的な集中力の限界と、オンライン配信があるため接続確認に長めに時間を取りたいという事情が重なり 25 分の休憩としていました。
25 分の休憩時間は活発に交流されたり、発表後のディスカッションをしている方が多く見られ、また接続確認に意外と手間取って 25 分ギリギリ使い切ることもあったことからちょうどよかったのかなと思います。
発表は当初 20 分もしくは 5 分の発表枠で募集をしていました。しかしありがたいことに発表希望者が多く、タイムテーブルの都合上 20 分枠を 15 分に短縮させてもらった経緯があります。
最終的には昨年同様、発表 12 分・質疑応答 3 分の内訳となりました。15 分は発表者の好きなように使ってもらって大丈夫ですと事前にメールでお伝えしていました。発表時間 12 分は短すぎず長すぎずでちょうどいい時間だった気がします。
当日
本会
運営メンバーは 11 時 30 分頃に現地へ集合し、準備を開始しました。会場の設営はおおかたアンドパッドさんが完了させてくれておりありがたい限りでした。
司会をわたし丸山、受付・集金を笹田さん、会場開けや配信サポートを小芝さんがそれぞれ担当し進行していました。配信が一部途切れたりといったアクシデントはあったものの、大きな問題なくできたんじゃないかという自認をしています。
昨年同様まつもとゆきひろさんがイベントに参加してくださり (時間の都合で途中まで)、発表者へフィードバックのコメントをしてくださいました。
また体調不良で欠席された発表者の枠を使って、まつもとさんと松田さんへの Q\&A セッションを設けたりと、元のタイムテーブルにはないコンテンツも行いました。
他にもオプティムさんや SmartHR さんがブースを出してくださったり、笹田さんが本屋さんをしてくださいました。本屋さんについては、詳しくはこちら をご覧ください。
懇親会
19 時〜21 時の 2 時間を懇親会の時間としました。
運営で用意した飲食物に加えて、日本酒スポンサーのタイミーさんが 10 種類ものお酒を、スマート米スポンサーのオプティムさんが大量の白米をご提供くださいました。笹田さんが (冷蔵庫がないので) 懇親会直前に白米・日本酒に合うおかずを買い出しに行ってくださり、これらも合わさって大変盛況でした。
他にも各々好きな日本酒や電気酒燗器を持ち込んで好きに一杯やったりと、本会同様ゆるい雰囲気で楽しんでいただけたのではないでしょうか。
アンケート結果
当日に集計したアンケート結果の一部を共有します。
おわりに
ちょうど RubyKaigi が終わって数ヶ月が経過し落ちつている時期。発表者のみなさんが進捗を作るきっかけになれていたら嬉しいです。
またアンケート結果に「RubyKaigi 2026 に登壇したくなった」と本会からエフェクトを受けてくださっている方がおられて、運営冥利に尽きます。
来年以降も継続していきたいと考えていますので、ご興味のある方は ruby-jp Slack の #rubykaigi_followup 運営 を覗いてみてください。
著者について
丸山 有彗 (@alitaso346)
RubyKaigi2025 Follow up 運営メンバー